LAKUKAN INTERNALISASI PERATURAN KPU NOMOR 7 TAHUN 2021, KPU SUMBAR BERTEKAD TATA  ARSIP PEMILU DAN PEMILIHAN

Padang I 24 Januari 2022, Setiap pekerjaan dan aktivitas perkantoran instansi/lembaga pemerintah memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber informasi yang wajib dimiliki oleh sebuah kantor adalah arsip. Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Pengelolaan arsip bisa dilakukan baik secara manual maupun digital agar menjadi suatu informasi yang dapat dipakai sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. Penataan arsip yang baik dan benar baik akan mempermudah dalam penemuan kembali, sehingga ketika arsip dibutuhkan dalam pengambilan keputusan, arsip tersebut dapat segera ditemukan. “Penataan arsip baik arsip setiap tahapan Pemilu atau Pemilihan maupun arsip layanan administrasi seperti surat-menyurat, kepegawaian, keuangan dapat terkelola dengan baik sehingga memudahkan secara cepat bagi kita untuk menemukannya kembali,” ungkap Yanuk Sri Mulyani, Ketua KPU Sumbar saat membuka Rapat Internalisasi Peraturan KPU Nomor 7 Tahun 2021 tentang Sistem Klarifikasi Keamanan & Akses Arsip Dinamis dengan jajaran KPU Sumbar, Senin (24/1).

Lebih lanjut, Yanuk yang juga selaku Ketua Divisi Umum, Keuangan dan Logistik menerangkan bahwa dalam Peraturan KPU Nomor 7 tahun 2021 ini diatur mengenai arsip dinamis, bagaimana klasifikasi keamanan, akses pengguna serta klasifikasi akses arsip dinamis tersebut. Arsip dinamis ini sendiri merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Oleh karena itu, tim pengelola kearsipan dapat melakukan penataan dan pengklasifikasiannya sesuai jadwal retensi arsip. “Tim pengelola kearsipan yang telah dibentuk agar segera melakukan penataan dan mengklasifikasi arsip Pemilu dan Pemilihan untuk dapat disampaikan ke badan arsip daerah sesuai dengan jadwal retensi arsip yang telah ditentukan,” tekan Beliau.

Sedangkan Izwaryani , Ketua Divisi Sosialisasi, Pendidikan Pemilih dan Partisipasi, SDM juga menyampaikan agar tim pengelola kearsipan yang sudah tersebar di setiap bagian untuk menginventarisir arsip-arsip yang sudah dikelola. “Kita perlu jadwalkan untuk mencek arsip-arsip baik yang terkelola maupun yang belum ditata dengan baik,” ujar Beliau.

Sementara, Yuzalmon, Ketua Divisi Perencanaan, Data dan Informasi menyampaikan bahwa arsip-arsip Pemilu atau Pemilihan pada umumnya tidak bersifat rahasia karena telah di publikasi melalui website KPU Sumbar maupun info Pemilu. “Produk-produk yang dikeluarkan KPU bersifat umum dan terbuka sehingga mudah diakses publik, persoalannya adalah aksesibilitas publik untuk mengaksesnya,” ungkap Beliau. Ia berharap, sistem kearsipan punya keterkaitan dengan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). “Sistem tersebut (Kearsipan dan SPBE-red) dapat terintegrasi dan memiliki aksesibilitas yang mudah bagi masyarakat untuk mengetahuinya,” harap Beliau. ®