JDIHKPUJEPARA – Tata kelola arsip produk hukum yang baik selalu menjadi target utama KPU Kabupaten Jepara. Upaya awal untuk mewujudkan hal tersebut dilakukan pengumpulan dan penyusunan daftar inventarisasi produk hukum.

Sub Bagian (Subbag) Hukum KPU Kabupaten Jepara dalam melakukan pengelolaan arsip produk hukum kali ini dibantu oleh dua siswa dari SMKN 1 Batealit Jepara. Mereka adalah Fara Maulidia Safitri dan Laili Khodriatus Solikhah dari SMKN 1 Batealit. Keduanya sedang melaksanakan praktik kerja industri (Prakerin) di KPU Kabupaten Jepara.

Yuli Triyanto, S.H., staf Subbag Hukum KPU Kabupaten Jepara memaparkan, dokumen produk hukum hasil  pemilu dan pemilihan yang lalu masih berbentuk hard copy. Kondisi ini membutuhkan perawatan dan ruang penyimpanan yang sangat besar.

“Sebagai salah satu upaya mengatasi kebutuhan tersebut, pendokumentasian arsip secara elektronik dilakukan. Hal ini guna mewujudkan tertib kearsipan, penyelamatan arsip, kerapian arsip sampai penyimpanan lebih efektif dan efesien. Ketersediaan arsip seperti ini akan mampu mendukung pelayanan informasi kepada publik,” jelasnya Yuli Triyanto disela-sela melakukan pendokumentasian produk hukum Rabu (23/2/2022). 

Produk hukum yang diarsipkan antara lain Surat Keputusan (SK) KPU dan SK Sekretaris, Berita Acara (BA) KPU dan Sekretaris, Nota Kesepahaman (MoU), dll. “Pengelolaan kearsipan merupakan hal yang penting karena dapat mewujudkan standarisasi pengarsipan di Sekretariat KPU Kabupaten Jepara,” imbuhnya.

Yuli menambahkan, arsip elektronik lebih mudah untuk disimpan. Selain itu, dapat meminimalisasi waktu pencarian informasi terkait produk hukum dibandingkan dengan arsip yang bersifat hard copy. Ruang penyimpanan pun lebih efesien karena arsip elektronik disimpan dalam format file Portable Document Format (Pdf).

“Proses pembuatan arsip elektronik diawali mengurutkan atau mengklasifikasi dokumen. Kemudian dimasukkan dalam daftar inventarisasi. Terakhir, dokumen hard copy di-scan atau dipindai. Dokumen disimpan dalam format file Pdf sebelum di-upload di jdih.kpu.go.id/jateng/jepara,” urai Yuli.

Dokumen hukum yang diunggah di JDIH merupakan salinan SK yang ditetapkan oleh ketua KPU Kabupaten Jepara. Salinan SK diunggah disertai dengan abstrak. Sedangkan, dokumen lainnya yang sudah disimpan dalam komputer dan google drive.

“Adanya arsip elektronik akan memudahkan untuk mencari berkas yang dibutuhkan. Mempermudah saat mencari dokumen yang dibutuhkan dengan mengetik judul atau nomor berkas tersebut. Waktu pencarian pun tidak akan lama. Selain itu, menjadi bahan sosialisasi,” pungkasnya. (*)