Pada hari ini Rabu, 22 Juni 2022 dilakukan Bimbingan Teknis tata cara Pembuatan Notula Rapat sebagai tindaklanjut dari rapat pleno perencanaan minggu ke-4 pada Subbagian Hukum dan SDM. Berada di ruang RPP Kilisuci KPU Kota Kediri acara tersebut digelar dengan diikuti oleh pegawai Sekretariat KPU acara  dibuka pukul 09.15 Wib oleh  Suroto Selaku Sekretaris, yang selanjutnya diserahkan kepada Kasubbag Hukum dan SDM Henny Nurdiany  untuk menyampaikan Materi Bimbingan Teknis Penulisan Notula Rapat.

Untuk keseragaman dalam penulisan notula Henny menyampaikan teknis dan tata cara penulisan notula rapat sesuai dengan PKPU 8 Tahun 2022 pasal 62.

Notula merupakan  Naskah Dinas yang memuat pendapat dan/atau saran masukan peserta rapat pleno KPU serta rapat pada Sekretariat KPU terhadap materi yang dicantumkan dalam acara undangan rapat, yang diakhiri dengan kesimpulan oleh pimpinan  rapat.

Materi yang disampaikan oleh Henny Nurdiany antara lain adalah sebagai berikut :

Notula Terdiri Dari 3 Unsur Yang Harus Dipenuhi Yaitu:

-        Bagian Awal

-        Bagian isi; Dan

-        Bagian Akhir

§   Bagian Awal Terdiri Atas :

1.      Kop ( Disesuaikan Dengan Pejabat Penandatangan)

2.      Jenis Rapat/ Judul Rapat

3.      Hari,Tanggal,Bulan Dan Tahun

4.      Waktu Dan Tempat

5.      Materi Rapat

6.      Pimpinan Rapat;Dan

7.      Peserta Rapat

• Isi Terdiri Atas:

1.     Pembukaan/Pengantar Pimpinan Rapat Tentang Materi Rapat Kepada Peserta Rapat, Serta Kesepakatan Peserta Rapat Mengenai Waktu Rapat;

2.     Curah Pendapat Peserta Rapat Berupa Saran/Tanggapan Dan Atau Masukan Dan Hal-Hal Lain Tentang Materi Rapat;

3.     Kesimpulan Rapat Memuat Pokok-Pokok Materi Rapat Yang Disepakati Untuk Ditindaklanjuti

§    Bagian Akhir terdiri atas

1.  Penutup ;

2.  Identitas Penyusun Notula

  KETENTUAN LAIN-LAIN

§   Notula Dibuat Berdasarkan Hasil Rekaman Saat Berlangsungnya Rapat Dari Awal Sampai Akhir, Dan Dituangkan Dalam Kertas Kop Surat KPU

§   Notula Disimpan Pada Filling Cabinet Khusus Yang Dibuat Sedemikian Rupa Secara Berurutan, Sehingga Memumadhkan Dalam Pencarian Dan Sewaktu-Waktu Diperlukan.

§   Kesimpilan Rapat Dituangkan Dalam Berita Acara Rapat Pleno Yang Dilampiri Daftar Hadir Peserta Rapat Yang Merupakan Bagian Yang Tidak Terpisahkan Dari Berita Acara.

Dengan dilakuknya Bimtek ini harapanya seluruh Pegawai yang ditunjuk sebagai petugas notula bisa mempedomani PKPU 8 Tahun 2021 dengan benar tutur Henny. Kemudian acara ditutup pada pukul 10.00 Wib oleh Sekretaris.hn