(28/4/2020),Padang; Biro Hukum Sekretariat Jenderal KPU RI pada hari Selasa, 28 April 2020 mengadakan monitoring dan evaluasi tanggapan atas Hasil Monitoring dan Evaluasi Pengelolaan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum (JDIH) KPU Provinsi Sumatera Barat secara virtual meeting via aplikasi zoom.

Kegiatan evaluasi dan monitoring ini dipandu oleh Wakil Kepala Biro Hukum Sekretariat Jenderal KPU RI, Mas Noer Santoso yang mengatakan, kegiatan ini dilaksanakan dengan tujuan melihat sejauh mana perkembangan JDIH disetiap KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota. Dalam kesempatan ini, kegiatan monitoring dan evaluasi virtual meeting ini diikuti oleh KPU Provinsi Sumatera Barat, KPU Provinsi Riau, KPU Provinsi Kepulauan Riau, KPU Provinsi Sumatera Utara, KPU Provinsi Jambi dan KPU Provinsi DI Yogyakarta.

Pada kesempatan pertama diminta kepada KPU Provinsi Sumatera Barat untuk menyampaikan hasil monitoring dan evaluasi JDIH KPU Provinsi Sumatera Barat yang disampaikan oleh Anggota KPU Provinsi Sumatera Barat divisi hukum dan pengawasan, Yanuk Sri Mulyani, SH., M.Si. Beliau menyampaikan, dari monitoring dan evaluasi yang dilakukan Biro Hukum Sekretariat Jenderal KPU RI didapat beberapa informasi berkenaan dengan Pengelolaan JDIH KPU Provinsi Sumatera Barat sampai saat ini diantaranya; Jumlah koleksi dokumen hukum di JDIH berupa Keputusan KPU Provinsi Sumatera Barat dan KPU Kabupaten/Kota se-Sumatera Barat sebanyak 104 (seratus empat) dokumen yang dimulai pada Tahun 2015 sampai dengan Tahun 2020. Kendala yang dihadapi yakni keterbatasan SDM dan berbenturan dengan rutinitas pekerjaan lainnya serta upaya yang dilakukan memaksimalkan SDM yang ada di subbagian hukum dan memanfaatkan staf subbag lainnya dalam pengelolaan JDIH. Untuk saat ini, mengingat belum terbentuknya JDIH di Kabupaten/Kota se-Sumatera Barat, dalam hal upload dokumen masih mengandalkan website JDIH KPU Provinsi Sumatera Barat.

Dalam hal organisasi JDIH itu sendiri sudah dibentuk Tim Pembina, sedangkan Tim Teknis serta Standar Operasional Prosedur (SOP) belum dibentuk dan dibuat. Hal ini dikarenakan belum melakukan restrukturisasi tim teknis dan pembuatan SOP pengelolaan JDIH sejak berakhirnya periodesasi anggota KPU Provinsi Sumatera Barat periode 2013 s.d 2018. Dalam waktu dekat akan diupayakan untuk merestruktur tim teknis serta pembuatan SOP pengelolaan JDIH.

Dalam hal teknis pengelolaan terkendala karena keterbatasan SDM mengingat 1 (satu) orang staf hukum sedang melaksanakan tugas belajar dan hanya menyisakan 1 (satu) orang staf lainnya. Sarana dan prasarana yang digunakan dalam pengelolaan JDIH ini dengan memaksimalkan apa yang dimiliki  subbagian hukum seperti; Komputer, scanner, printer, dan sebagainya. Yanuk menambahkan bahwa pemanfaatan TIK seperti Facebook, Instagram, Twitter dan Youtube belum dilaksanakan mengingat keterbatasan SDM dalam pengelolaannya, kedepan akan dilakukan perbaikan agar pengelolaannya jauh lebih baik.

Kabag Dokumentasi dan Informasi Hukum, Iswantoro menyarankan agar lebih memperbanyak koleksi dokumen untuk di-upload baik Keputusan KPU Provinsi maupun Keputusan KPU Kabupaten/Kotanya. Beliau menambahkan untuk lebih memanfaatkan Teknologi Informasi Komunikasi (TIK) dan lebih memperbanyak abstrak Keputusan yang telah diterbitkan.

Akhir laporan monitoring dan evaluasi terhadap JDIH KPU Provinsi Sumatera Barat, Wakil Kepala Biro Hukum menyarankan jika diperlukan dapat dilakukan kerjasama dengan Badan Arsip Daerah dalam pengelolaan dan memperoleh dokumen hukum.