Setiap organisasi atau lembaga pemerintahan akan selalu bersinggungan dengan Standar Operasional Prosedur (SOP). Begitu juga KPU sebagai lembaga pemerintah yang banyak bergelut di bidang teknis kepemiluan. SOP sudah pasti selalu ada dan menjadi bagian dari kebijakan maupun peraturan lembaga.

Mendekati Pemilu dan Pemilihan 2024, kebutuhan akan pemahaman teknik penyusunan SOP urgent. Oleh karena itulah, KPU Provinsi Jawa Tengah mengadakan Web Seminar bertajuk “Teknik Penyusunan Prosedur Standar Operasional dan Peta Proses Bisnis”, (Rabu, 17/11). Kegiatan tersebut diikuti oleh seluruh Anggota dan Kasubbag Hukum KPU Kabupaten/Kota se-Jawa Tengah. Mengundang Fahrul Azmi, Analis Kebijakan dari Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi.

Muslim Aisha selaku pemantik diskusi menyampaikan harapan agar peserta memahami mengenai apa itu SOP, kenapa harus ada SOP dan bagaimana penyusunan SOP yang tepat.

Mengawali materi, Fahrul mengatakan “SOP pada prinsipnya adalah serangkaian instruksi tertulis yang mengatur aktivitas organisasi kita, mulai dari siapa pelakunya, kemana perginya, waktunya apa, outputnya apa,”.

Ia juga menjelaskan apa saja yang menjadikan SOP penting bagi organisasi. Menurutnya, setidaknya ada lima alasan, yakni, 1) dengan adanya SOP yang umumnya berisi deskripsi kerja, prosedur, standar dan peraturan kerja akan mendorong pegawai untuk berperilaku sesuai dengan yang ditentukan; 2) meminimalisir variasi terhadap pelaksanaan kegiatan yang bisa mempengaruhi produktifitas; 3) menjadi perlindungan bagi Pejabat Pemerintahan; 4) mewujudkan ketertiban dalam penyelenggaraan pemerintahan; 5) meningkatkan kualitas pelayanan publik.

Kunci mudah dalam penyusunan SOP menurut Fahrul, berasal dari empat hal, antara lain: 1) SOP berasal dari pekerjaan/kegiatan sehari-hari; 2) SOP berasal dari tugas dan fungsi organisasi; 3) SOP hanya berkenaan dengan domain unit kita; dan 4) tulis apa yang anda kerjakan untuk menyusun SOP.

Ia sempat menyinggung mengenai perbedaan antara SOP dan proses bisnis. Dalam paparannya ia menyebutkan ada lima perbedaan mendasar antara SOP dan proses bisnis. Pertama, proses bisnis disusun berdasarkan rencana strategis lembaga, sedangkan SOP disususn setelah peta lintas fungsi SOP tersusun. Kedua, proses bisnis berbentuk diagram dengan simbol notasi sederhana seperti kotak dan belah ketupat, sedangkan SOP berbentuk diagram alur dengan lima jenis simbol. Ketiga, dokumen turunan dari proses bisnis umumnya berupa SOP, sedangkan dokumen turunan SOP berupa working instruction atau yang lebih dikenal sebagai juklak dan juknis. Keempat, proses bisnis peruntukannya adalah sebagai aset pengetahuan organisasi, sedangkan SOP merupakan pedoman standar penerapan. Kelima, proses bisnis biasanya dievaluasi paling sedikit satu tahun sekali, sedangkan SOP dievaluasi enam bulan hingga satu tahun sekali. (hmskpusltg/hnk)