Sub Bagian Hukum KPU Kabupaten Gresik tengah menyusun SOP Penentuan Retensi Arsip sebagai upaya perbaikan sistem kearsipan KPU Kabupaten Gresik secara umum, dan sebagai upaya kepatuhan kearsipan bagi Sub Bagian Hukum secara khusus. SOP ini diaktualisasikan sebagai bagian dari kegiatan Habituasi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) pada Sub Bagian Hukum KPU Kabupaten Gresik, Retnani Amurwaningsih.

Dalam penyusunan SOP, telah dilakukan studi literatur terhadap Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, dan Peraturan Komisi Pemilihan Umum terkait retensi arsip, termasuk pula Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis. Tidak hanya melalui peraturan, SOP juga disusun dengan mengambil sampel pada instansi lain yang telah memiliki SOP Retensi Arsip sehingga hasil penyusunan SOP menjadi sesuai dengan best practice yang dijalankan oleh instansi pemerintahan. Dengan melakukan ekstraksi peraturan perundang-undangan yang cukup banyak menjadi satu pedoman praktis dalam SOP, diharapkan kedepannya Sub Bagian Hukum KPU Kabupaten Gresik menjadi lebih disiplin dan lebih terarah dalam melakukan penentuan retensi arsip.

Beberapa inovasi yang ada dalam SOP Penentuan Retensi Arsip ini salah satunya adalah penambahan komponen Google Spreadsheet. Google Spreadsheet digunakan sebagai langkah awal digitalisasi arsip, sehingga kedepannya Unit Kearsipan dan Unit Pengolah dapat bersama-sama mengakses daftar arsip aktif, jadwal retensi arsip, dan daftar arsip inaktif secara real time.

Sekretaris KPU Kabupaten Gresik, Ahmad Fahruddin dan Sub Koordinator Hukum KPU Kabupaten Gresik, Abiydah Ilmayanti pada prinsipnya mendukung penyusunan SOP Penentuan Retensi Arsip ini. Diharapkan dengan penyusunan SOP ini dapat mengurangi miskomunikasi dan mengurangi tumpang tindih tugas antara Unit Pengolah dan Unit Kearsipan. Selain itu, diharapkan SOP ini dapat diterapkan untuk seluruh Sub Bagian pada KPU Kabupaten Gresik agar dapat menjadi motor perubahan kearsipan pada instansi.